L’assemblée générale annuelle 2017 du RCDR a eu lieu du 18 au 20 octobre à Montréal, Québec. Au total, 94 membres et intervenants étaient présents, en plus des conférenciers et du personnel. Les participants ont profité d’un beau séjour grâce à la qualité de l’accueil au Marriott Château Champlain, la météo très favorable et les superbes couleurs automnales.
M. Alan Shepard, président du conseil d’administration du RCDR et président de l’Université Concordia, a prononcé un discours d’ouverture à la réception du 18 octobre. La soirée était organisée par Mme Colleen Cook, directrice des bibliothèques Trenholme McGill, dans le salon Colgate nouvellement rénové de la bibliothèque McLennan.
La journée du 19 octobre a commencé par une session sur l’acquisition et l’octroi de licences qui était animée par le président du Comité stratégique du contenu, Todd Mundle. Les membres du CSC ont présenté à l’assemblée un compte rendu détaillé des négociations de 2017 et priorités de négociation de 2018. Martha Whitehead, vice-doyenne et bibliothécaire en chef de l’Université Queen’s, a fait une mise à jour sur le projet de l’ABRC pour le partage des données de licence. Les membres du Groupe de travail sur un dépôt numérique fiable (GTDNF) ont discuté de leur progrès quant à une solution pour la préservation et l’accès pérenne au contenu du RCDR sous licence. Le TDRTG a pris note des commentaires des membres sur l’orientation des travaux du groupe de travail et mesuré le niveau d’intérêt chez les bibliothécaires pour le déploiement des services de Scholars Portal à l’échelle nationale. Les membres du Groupe de travail sur la transition des licences ont également présenté leurs travaux et progrès, notamment les résultats d’une revue de la littérature très exhaustive et le sondage auprès des membres. Ils ont invité les participants à leur faire part de commentaires ou de suggestions.
En après-midi, cinq panélistes ont présenté le projet d’utilisation des revues et discuté de l’impact du projet sur les stratégies de développement de collections pour les campus membres, ainsi que la manière dont les données seront utilisées pour les analyses nationales et les résultats communiqués à la communauté élargie. L’après-midi s’est conclu par une présentation sur le projet d’organisation commune CRKN-Canadiana. Pendant la session, animée par le président du conseil d’administration Alan Shepard, le groupe de travail a présenté la Proposition d’affaires pour l’union RCDR‐Canadiana qui avait été distribuée préalablement. Les membres ont ainsi eu l’occasion d’obtenir des précisions sur la proposition et de faire des commentaires ou suggestions. Plusieurs ont indiqué qu’ils étaient favorables à la proposition, tandis que d’autres ont fait part de leurs inquiétudes, mais tous les membres de l’assemblée reconnaissaient que l’union des deux organisations favoriserait le libre accès au patrimoine canadien numérisé.
Après les sessions, les délégués de l’AGA et les invités spéciaux étaient conviés à une réception pour le Prix de reconnaissance pour services exceptionnels Ron MacDonald, qui était organisée par le président du conseil d’administration du RCDR, Alan Shepard, au Pavillon des Sœurs grises (Université Concordia). Le prix a été remis à Brian Owen, vice-doyen des bibliothèques, technologies de bibliothèques et collections spéciales de l’Université Simon Fraser. Depuis 2005, il est également directeur général du Public Knowledge Project (PKP). Il a beaucoup contribué au renforcement du cadre de recherche canadien, notamment par l’entremise du Comité de négociation et par la création du modèle de licence du RCDR. Les bibliothèques de l’Université Concordia, Université de Montréal, Université du Québec à Montréal (UQAM) et HEC Montréal ont généreusement commandité la réception.
Le 20 octobre, Caitlin Horrall, secrétaire de la Stratégie de numérisation du patrimoine documentaire de BAC, présentait une mise à jour de la SNPD. Elle a donc fait un survol de la stratégie, décrit certains projets structurants et souligné les prochaines étapes pour le comité responsable de la stratégie. Par la suite, les membres ont eu le plaisir de participer à une session qui était animée par Gwen Bird, bibliothécaire en chef de Simon Fraser University. Tanja Niemann, directrice générale d’Érudit, et Brian Owen (à titre de représentant du PKP) ont présenté une proposition pour l’initiative Coalition Publi.ca. La proposition reflète l’engagement des membres du RCDR pour le libre accès et la viabilité des revues savantes canadiennes. Elle s’inscrit également dans l’évolution du partenariat RCDR- Érudit et l’alliance stratégique PKP-Érudit.
L’assemblée annuelle des membres a commencé après une brève pause pendant laquelle les cartons de vote ont été distribués aux 62 membres. Le président du conseil d’administration et la directrice générale ont fait leurs rapports, suite auxquels le trésorier du RCDR a présenté les états financiers 2016/17 et le budget 2017/18. Les membres devaient ensuite approuver des vérificateurs nommés pour l’exercice. Le président du Comité stratégique du contenu a présenté le rapport 2016/17 sur le processus de négociation et les activités du comité. L’assemblée a confirmé les nouveaux membres élus au conseil d’administration. Le moment tant attendu est arrivé quand les membres de l’AGA sont passés au vote sur la motion pour approuver l’union du RCDR avec Canadiana.org et autoriser le conseil d’administration à négocier avec Canadiana selon les modalités de la proposition d’affaires distribuée aux membres préalablement. La grande majorité des membres a voté pour la motion, acceptant ainsi de soutenir financièrement l’organisation commune. Comme il a été indiqué aux membres, le conseil d’administration du RCDR devra ensuite rencontrer formellement le conseil d’administration de Canadiana pour discuter des modalités afin que les membres de Canadiana puissent voter sur l’organisation commune.
Après la clôture de l’assemblée générale annuelle, les membres ont eu l’occasion d’échanger une dernière fois pendant le dîner. Le conseil d’administration du RCDR s’est réuni immédiatement par la suite pour finaliser sa composition, incluant Alan Shepard dont la présidence a été renouvelée, Larry Alford, nommé pour des questions d’équilibre, et Gwen Bird, la nouvelle vice-présidente.
Le RCDR a distribué des formulaires d’évaluation aux participants de l’AGA pour faciliter la planification des prochaines assemblées générales annuelles.